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구글 드라이브(Google Drive) 앱은 단순함과 사용 편의성을 두루 갖춘 덕에 많은 사랑을 받고 있다. 그러나 이 웹 앱들의 강력한 기능들은 눈에 잘 띄지 않기 때문에 면밀히 살펴볼 필요가 있다. 이 기능들은 비록 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)보다는 2% 부족하지만, 사용자가 간과해왔던 인상적인 기능들이 구글 문서, 스프레드시트, 슬라이드에 들어 있다.

구글 드라이브에 숨겨진 강력한 6가지 기능을 활용하면 동료와 상사에게 깊은 인상을 심어줄 수 있다.

구글 독스의 강력한 검색 기능
종이를 거의 사용하지 않는 요즘 시대에 텍스트는 상호 작용이 가능하며, 독자들은 특정 텍스트와 관련된 기사 링크를 원하기도 한다. 연구 발자취를 제공하고, 해당 저작물의 저자에게 신뢰감을 주기 위해서는 기사나 논문에 출처를 정확히 기술하는 것은 정말 중요하다. 구글 독스는 이런 번거로운 작업을 간소화할 수 있는 일련의 도구를 갖고 있다.

조사 도구(Research Tool)
조사 도구는 구글의 검색 기능에 빠른 인용 시스템을 추가했다. 조사 도구를 실행하려면 ‘도구> 조사’를 클릭한다. 키보드 단축키를 사용해 실행할 수도 있다. 맥 PC에서는 ‘Ctrl-⌘-Shift-l’, 일반 PC에서는 ‘Ctrl-Alt-Shift-I’을 누른다.

처음에 조사 도구가 실행되었을 때는 내용이 비어있으며, 작성한 내용을 기초로 조사 주제를 자동으로 제안한다.

조사 도구는 구글 문서에서 멋진 인용 삽입이 가능하다

이 도구에는 전체(구글 검색 실행), 이미지, 학술 검색(학술 자료로 정렬), 인용문, 사전, 개인, 표 등 7 가지 검색 옵션이 있다.

검색을 위해서는 상자 안쪽을 클릭하고 검색 옵션을 선택한 후, 입력을 시작한다. 원하는 곳에 마우스 포인터를 올리면 미리보기, 인용, 링크삽입 등 3 가지 옵션이 표시된다.

인용 기능은 MLA, APA, Chicago 스타일의 참조 인용을 손쉽게 삽입할 수 있다. 인용 스타일을 선택하면 독스는 윗첨자 숫자를 삽입하고, 페이지 하단에 주석을 추가한다(‘인쇄 레이아웃’으로 할 경우, 가장 정확한 미리보기를 얻을 수 있다).

사실 이 기능만으로는 대부분의 논문에서 요구되는 "인용문헌" 부분을 대체할 수 없다. 그렇지만 적절한 형식으로 콘텐츠를 기재할 수 있으며, 아주 원활하게 텍스트 내 인용이 가능하다는 점에서 유용하다.

링크(Power Linking)
기사 또는 기타 문서에 많은 링크를 추가해야 할 때는 ‘조사 도구’보다는 링크를 이용하면 좋다. 대상 텍스트를 선택한 뒤, ‘Control-K’ 또는 ‘⌘-K’를 누른다. 그러면 검색 메뉴가 링크를 자동으로 제안한다. 제안 가운데 자신이 원하는 것을 선택한 뒤 ‘적용’을 누른다. 초기 검색에서 원하는 것을 얻지 못하면 검색 상자의 텍스트를 대상에 맞도록 좀 더 구체적으로 변경하면 된다.

스프레드시트로 설문조사와 데이터 정복하기
엑셀 고급 사용자가 아니라면 구글의 스프레드시트로 원하는 작업의 대부분을 충분히 처리할 수 있을 것이다. 또한 이 앱은 데이터를 파악할 때 유용한 몇 가지 뛰어난 기능을 갖고 있다.

스프레드시트에서 차트 생성하기
구글 스프레드시트에서는 데이터 달인처럼 신속하게 차트를 생성할 수 있다.


이를 위해서는 메뉴 표시줄에서 ‘차트’ 아이콘을 선택하거나 ‘삽입>차트’를 선택한다. 그러면 차트 편집기 상자가 나타난다. ‘시작’ 탭에서 셀의 범위를 수정하고, 다양한 레이아웃 설정을 선택할 수 있다. 또한 갖고 있는 데이터의 종류에 따라 차트를 추천 제안하기도 한다. 원하는 차트가 없다면 ‘더보기’를 클릭해 다른 옵션을 선택한다. 스프레드시트에 차트를 삽입하려면 ‘삽입’을 클릭한다.

지도 생성하기
눈에 잘 띄지 않는 또 다른 강력한 기능은 위치기반 데이터를 이용해 스프레드시트로 지도를 생성할 수 있다는 점이다. 예를 들면, 다양한 국가의 인구 데이터 또는 기타 결과를 갖고 있을 때 이를 시각적으로 표현하는 차트를 생성할 수 있다. 이 작업을 위해서는 셀에 특정 지역에 대한 데이터가 포함되어 있어야 한다.

우선, ‘차트’ 탭을 클릭하고 ‘지도’를 선택한다.

그리고 ‘지역지도(GeoMap)’ 옵션을 선택한다. ‘맞춤설정’ 탭에서 지도에 나타나는 색상을 변경할 수 있다. 시트에서 추세 데이터를 표현할 때, 다양한 종류의 차트와 방법을 이용할 수 있다. 이 2 가지 기능을 이용해 다양한 옵션을 실험하고 익힐 수 있다.

협업 딜레마 해결한 슬라이드
구글 슬라이드는 파워포인트(PowerPoint)의 템플릿이나 키노트(Keynote)의 시각적인 유려함은 없지만, 그룹 프로젝트를 진행할 때 큰 도움이 된다. 독스 또는 스프레드시트와 마찬가지로 구글 슬라이드에서도 협업이 가능하다.

파워포인트 파일을 업로드 하면, 이를 구글 슬라이드 프레젠테이션으로 변환할 수 있다. 변환된 프레젠테이션 문서는 본래의 모양과 느낌을 그대로 잘 유지한다. 파워포인트 프레젠테이션을 업로드 하려면, 컴퓨터에서 파일의 위치를 지정하고 드라이브의 인터페이스로 드래그 하면 된다. 파일을 적절한 구글 드라이브 형식으로 변환하는 상자를 선택한다.

프레젠테이션 전환 작업을 완료한 뒤에는 팀원 초대를 통해 프레젠테이션 조회 및 편집 권한을 부여할 수 있다.

구글 사이트(Google Site)에 프레젠테이션을 끼워 넣을 수도 있다. 사이트에서 ‘삽입>드라이브>프레젠테이션’을 선택하면 웹사이트 방문자에게 프레젠테이션을 직접 보여줄 수 있다.

프레젠테이션을 자신의 개인용 또는 기업용 웹 사이트에 삽입하려면 ‘파일>웹에 게시...’를 클릭한다. 나타나는 대화상자에서 '소스 코드' 상자의 HTML을 복사하고, 자신의 웹 사이트의 HTML에 붙여 넣는다. ‘확인’을 클릭하면 끝이다.

또한 이 기능은 다른 구글 드라이브 파일에도 적용할 수 있으므로, 자신의 작업물을 신속하게 다른 사람들에게 보여줄 때 활용하면 된다.

면대면 협업 위한 행아웃(Hangouts) 활용하기
프로젝트 협업을 위해 구글 행아웃을 이용하는 것도 한 방법이다. 구글은 앱에 특화된 위젯을 행아웃에 탑재, 팀이 파일을 편집하면서 화상 채팅에 참여할 수 있도록 만들었다.

이를 위해서는 화상 행아웃을 실행시키고 화면 좌측의 드라이브 아이콘을 클릭한다. 그리고 나면 행아웃 참가자들은 실시간으로 파일의 특정 콘텐츠에 대해 논의할 수 있다.

이 화면공유 기능은 팀 내에 문제가 되는 사안을 더욱 명확히 파악하거나, 면대면 논의를 더욱 용의하게 만드는 훌륭한 수단이다.

또한 행아웃은 데스크톱과 모바일 호환이 가능하기 때문에, 휴대폰 또는 태블릿에 행아웃을 설치한 팀원에게 언제든 연락을 취할 수 있다

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